KỸ NĂNG GIÚP BẠN TRỞ THÀNH NHÂN VIÊN ƯU TÚ – HORENSO

Bất kỳ ai đã từng tiếp xúc với phong cách làm việc của các công ty Nhật Bản đều biết đến Horenso.

Đối với người Nhật, Horenso là cách khiến họ có thể nâng cao năng suất làm việc nhóm và tinh thần tập thể. Đó không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ mà còn là một nét đặc trưng văn hóa dân tộc.

HORENSO là từ viết tắt của 3 từ:

HO – HOKOKU: Báo cáo

REN – RENKAKU: Liên lạc

SO – SODAN: Thảo luận

Hãy thực hiện HORENSO với khách hàng, nhà cung cấp, đồng nghiệp và cấp trên trực tiếp của mình. Trong trường hợp cần thiết, nếu bạn không thể giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định, bạn cần chuyển lên cấp trên hoặc người có trách nhiệm trực tiếp giải quyết.

1. HOKOKU: BÁO CÁO

Báo cáo là một phần trong công việc hàng ngày của bạn. Nếu không nhận được báo cáo nào của bạn, sếp của bạn rất lo lắng, vì không biết công việc của bạn đang diễn ra như thế nào. Đừng đợi đến khi sếp hỏi bạn: “Mọi việc thế nào?” thì bạn mới bắt đầu báo cáo.

Chủ động báo cáo là điều mà sếp của bạn thích nhất.

Nhưng báo cáo cái gì? Báo cáo như thế nào và khi nào?

Thời gian báo cáo: thời gian báo cáo phải dựa trên các mục sau

• Khi kết thúc nhiệm vụ được giao. Đối với các nhiệm vụ dài hạn nên báo cáo tiến độ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
• Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thì cũng phải báo cáo.
• Khi bạn thu thập thông tin mới, bạn nên báo cáo nó.
• Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến cho công việc
• Khi gặp vấn đề.

Phương pháp báo cáo tốt:

• Định kỳ, chính xác, đầy đủ, báo trước tin xấu, tác phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.
• Thông tin được báo cáo với sự lựa chọn và phân tích.
• Đưa ra những giải pháp trong khả năng.
• Trong trường hợp khẩn cấp, phải báo cáo ngay lập tức bằng miệng.
• Có thể báo cáo bằng văn bản trong trường hợp không khẩn cấp: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu ta có thể dùng đồ thị, hình vẽ,… để mô tả dễ hiểu.
• Báo cáo qua Email…

Phương pháp báo cáo không tốt:

• Không đúng lúc. Ví dụ như báo cáo vào lúc cấp trên chuẩn bị đi họp.
• Không đầy đủ thông tin hoặc thông tin thiếu chính xác.
• Thiếu tôn trọng
• Thông tin thống kê.
• Chỉ đưa ra vấn đề và nêu câu hỏi.
• Trình bày dài dòng không đi vào vấn đề chính.

Đây là lỗi thường gặp nhất, lý do chủ yếu vì thiếu kỹ năng trình bày. Thông thường, thời gian làm việc của cấp trên bạn rất quý giá, họ sẽ không có đủ thời gian nghe bạn trình bày hết. Do đó, cần chú ý báo cáo ngắn gọn mà vẫn phải đầy đủ thông tin.

Ví dụ:

Nhân viên kho báo cáo: khách hàng trả thùng trống về có lẫn cả hàng. Đây là thông tin báo cáo không đầy đủ.

Báo cáo tốt và đầy đủ: Vào chuyến trả thùng trống lúc 9:00AM ngày 19/09/2021, khách hàng A trả về có lẫn 6 thùng hàng của mã hàng X, số lượng 1600 chiếc, cửa giao hàng số 6. Sau khi liên hệ với nhân viên H của khách hàng A, anh ta đề nghị trả lại số hàng này vào chuyến giao hàng lúc 7:00PM ngày 21/09/2021, thùng hàng có hiển thị theo mẫu thông tin của khách hàng.

2. RENRAKU: LIÊN LẠC

Trong HORENSO, “liên lạc” là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi tiếp xúc chúng ta cần cân nhắc. Giao tiếp luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp tuân thủ thời hạn của khách hàng, nhưng thấy sếp bận quá, hoặc sếp không quan tâm, trường hợp này phải làm sao?

Hãy liên lạc nhanh nhất với sếp của bạn. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải nói với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết rằng bạn đã xác nhận thời hạn yêu cầu, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Phương pháp giao tiếp tốt:

• Đối với những công việc đơn giản hoặc khẩn cấp, bạn có thể liên hệ bằng miệng, điện thoại… và chỉ cần nói những điểm cần thiết
• Nhanh chóng và kịp thời)
• Liên tục
• Khi cần liên hệ với nhiều người: có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp cuối ngày hoặc sử dụng bản tin nội bộ để thông báo.
• Liên quan đến Phương châm, cải tiến chất lượng, rút ​​kinh nghiệm lần sau… nên được thể hiện thành văn bản và lưu lại tại nơi làm việc.

Phương pháp giao tiếp sai:

• Thông tin liên lạc dài dòng, khó hiểu.
• Liên hệ với những thứ không liên quan đến công việc hiện tại.
• Giao tiếp mất quá nhiều thời gian: hãy nghĩ xem giao tiếp và thời gian giao tiếp là bao nhiêu.
• Chỉ liên hệ bằng miệng đối với các thông tin quan trọng, bạn cần để lại bằng chứng xác thực.
• Không kịp thời

3. SODAN: THẢO LUẬN

Đây chính là điểm mấu chốt để bạn giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất. Không một ai có thể biết tất cả mọi thứ. Vì vậy, để công việc được tiến hành một cách thuận lợi, loại trừ những rủi ro có thể xảy ra, mọi người cần đóng góp ý kiến của mình.

Một buổi thảo luận tốt phải bao gồm các yếu tố sau:

• Phải có sự tham gia của những người thuộc bộ phận liên quan đến vấn đề cần thảo luận.
• Ai cũng phải đưa ra ý kiến có liên quan tới bộ phận của mình. Trường hợp không có ý kiến, được hiểu là đồng ý.
• Mục đích rõ ràng từ đầu, mọi người đều có thể nắm bắt.
• Phải ghi chép lại biên bản cuộc họp.
• Khi kết thúc buổi thảo luận, phải đưa ra được ý kiến cuối cùng.
• Mọi người đều tuân thủ quyết định đưa ra trong buổi thảo luận

Một buổi thảo luận dở sẽ bao gồm những điều sau:

• Thiếu người tham gia của những bộ phận liên quan.
• Không ghi biên bản cuộc họp.
• Mục đích không rõ ràng.
• Bàn những chuyện ngoài lề, làm mất thời gian và gây xao lãng.
• Kết thục buổi thảo luận, không đưa ra được ý kiến cuối cùng nào.

Thành thạo kỹ năng Horenso sẽ giúp bạn có được sự chủ động và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc của mình. Bên cạnh nó, thực hiện Horenso cũng giúp những nhân viên có kiến thức tốt, hiểu rõ công việc và có tinh thần hợp tác bộc lộ được những điểm mạnh của mình.

Nếu bạn đang là một nhân viên sở hữu kỹ năng một cách thuần thục, sự nghiệp của bạn sẽ phát triển vô cùng thuận lợi.

(Theo manufacturingway)

• Website: https://www.thinknextco.com
• Email: support@thinknextco.com
• Tel: (84)02 86682 1836
• Hotline: 0909 666515 ( Mr. Vinh)
• Fanpage: http://www.fb.com/thinknext.vn
• Linkedin: http://www.linkedin.com/company/think-next-co